Постановление от 24.04.2017 г. № 28 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации СП "Куньинская волость"

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
«КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

от  24.04.2017 г.                                                                                                № 28

рп. Кунья                    

 

 

Об утверждении инструкции по делопроизводству

 в Администрации  сельского поселения

«Куньинская волость»

        

 

         В целях дальнейшего совершенствования системы документационного

обеспечения управленческой деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость», установления единого порядка ведения делопроизводства в Администрации  сельского поселения «Куньинская волость», Администрация сельского поселения «Куньинская волость» ПОСТАНОВЛЯЕТ:

         1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации

 сельского поселения «Куньинская волость» согласно приложению к постановлению.

         2.Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования (обнародования).

         3. Опубликовать (обнародовать) настоящее постановление путем размещения на информационных стендах в здании Администрации сельского поселения «Куньинская волость» рп. Кунья ул. Дзержинского д.22, дом культуры д. Ущицы ул. Молодежная д.2, дом культуры д. Шейкино, магазин Райпо д. Слепнево  и на официальном сайте Администрации сельского поселения «Куньинская волость» в сети «Интернет».

         4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

 

 

Глава  сельского поселения

«Куньинская волость»                                                        О.П. Граненков

 

         УТВЕРЖДЕНА

                                                                                         постановлением

                                                                                         Администрации сельского поселения

«Куньинская волость»

                                                                                         от 24.04.2017  г. № 28

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации сельского поселения

«Куньинская волость»

       

1.ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

 

 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» (далее- Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость» документов, совершенствования делопроизводства  повышения его эффективности;

         Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

          1.2. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации, требованиями ГОСТ  Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации,  а также Регламентом Администрации «Куньинская волость».

         1.3. Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

          1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» должны обеспечивать выполнение требований Инструкции;

         1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и с письменными обращениями граждан.

         1.6. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в Администрации сельского поселения «Куньинская волость», а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Глава сельского поселения «Куньинская волость».

         Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Администрации Куньинского района и ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей.       

         1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательны для всех работников Администрации сельского поселения «Куньинская волость». Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем  Администрации сельского поселения «Куньинская волость» с настоящей Инструкцией.

                   Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов  постановлений, распоряжений Администрации сельского поселения «Куньинская волость», постановлений  Главы сельского поселения «Куньинская волость», в том числе и по личному составу, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается Главе сельского поселения, который организует проведение служебного расследования.

          В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику

          При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается Главой сельского поселения «Куньинская волость».

          1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий в органы и организации, не указанные в рассылке осуществляется  с разрешения Главы сельского поселения «Куньинская волость».

         1.9. Основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительно-распорядительных органах местного самоуправления;

документ - официальный документ, созданный органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в  органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;

 

2. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

2.1. Деятельность Администрации сельского поселения «Куньинская волость» обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации сельского поселения «Куньинская волость», порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией сельского поселения «Куньинская волость», другими органами и организациями.

Функции управления в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Муниципальный правовой акт Администрации сельского поселения «Куньинская волость» – решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами, законами субъектов РФ, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.

.2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2. Правовыми актами Администрации сельского поселения «Куньинская волость» являются:

решения Собрания депутатов сельского поселения «Куньинская волость»;

постановления Главы сельского поселения «Куньинская волость»;

распоряжения Главы сельского поселения «Куньинская волость»;

постановления  Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

распоряжения Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

           Порядок подготовки, оформления правовых актов  Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» определен разделом 5 Регламента Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         

          2.3. Бланки документов

          Документы Администрации сельского поселения «Куньинская волость» оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата  А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

         В целях обеспечения деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость» применяются следующие бланки:

бланк постановления Главы сельского поселения «Куньинская волость»;

бланк распоряжения Главы сельского поселения «Куньинская волость»;

бланк постановления Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

бланк распоряжения Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

           Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границы расположения реквизитов размещают одним из способов:

         центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

         флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

         Бланки документов изготавливаются на белой бумаге.

         Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения Главы сельского поселения «Куньинская волость» не могут передаваться другим организациям и лицам.

         При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

         Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

         Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Главы сельского поселения «Куньинская волость».

        

          2.4. Оформление реквизитов документов

          Документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами, обязательных для данного вида документа:

          код организации;

          основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

          идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет

          (ИНН/КПП)

          наименование субъекта Российской Федерации;

          наименование муниципального образования; 

          наименование организации;

          справочные данные об организации;

          наименование вида документа;

          дата документа;

          регистрационный номер документа;

          ссылка на регистрационный номер и дату документа;

          место составления или издания документа;

          адресат;

          гриф утверждения документа;

          резолюция;

          заголовок к тексту;

          текст документа;

          отметка о наличии приложения;

          подпись;

          гриф согласования документа;

          визы согласования документа;

          оттиск печати;

          отметка о заверении копии;

          отметка об исполнителе;

          отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

          отметка о поступлении документа в организацию;

          В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект».

         2.4.1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

          2.4.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

          2.4.3. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

          2.4.4. Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с учредительными документами

          2.4.5. Справочные данные об организации включают в себя : почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) 

          2.4.6. Акты Главы сельского поселения «Куньинская волость», акты Администрации сельского поселения «Куньинская волость», служебные письма оформляются на специально разработанных для этих видов документов бланках.

         Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Главы сельского поселения «Куньинская волость», Администрации сельского поселения «Куньинская волость»  производится Администрацией сельского поселения «Куньинская волость» в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения «Куньинская волость» и настоящей Инструкцией.

         Проекты актов Главы сельского поселения «Куньинская волость», Администрации сельского поселения «Куньинская волость» и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 14, при большом объеме текста допускается применение шрифта № 12.

         Проекты актов Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» имеют следующие реквизиты: наименование субъекта Российской Федерации, наименование муниципального образования, наименование высшего должностного лица -главы сельского поселения «Куньинская волость», наименование  Администрации сельского поселения, наименование вида акта (постановление или распоряжение), дата акта, индекс, место издания, заголовок и текст, подпись.

         Наименования:

         субъекта Российской Федерации – ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

        муниципального образования – АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ     «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

       главы муниципального образования -ГЛАВА СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

      исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления –                                                            АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»         

      печатаются прописными буквами, выделяется жирным шрифтом № 16, выравниваются по центру.

         Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ ) -  отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется жирным шрифтом № 16, выравнивается по центру.

         Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2-3 межстрочными интервалами, оформляется цифровым способом, печатается центрованным способом шрифтом № 14.

         Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например, № 143

         К порядковому номеру распоряжения по основной деятельности через дефис добавляется буква "р", например, № 15-р

         К порядковому номеру распоряжения по личному составу через дефис добавляются буквы "рк", например, № 65-рк

         Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом шрифтом 12.

         Заголовок - порядок оформления заголовка изложен в п.2.4.7.

         Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14.

         Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

         Образцы бланков приведены в приложениях  № 3 - 8

          Протоколы, акты, положения, инструкции и другие документы могут оформляться как на общих бланках, так и на листах бумаги.

          2.4.7. Заголовок к тексту

          Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы :

         о чем (о ком)? издан документ, в краткой форме раскрывает его основное содержание («Об отмене»..., «О состоянии...»).

         чего (кого)?, например : должностная инструкция ведущего специалиста.

         Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

         К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

           2.4.8. Текст документа

          Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

          При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», находились» и т.д.) Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признака.

         Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

          Связный текст, как правило, состоит из двух частей: первой части (преамбулы или констатирующей части) и второй (заключительной или распорядительной части).

          Первая часть содержит обоснования принятия документа. В ней указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты : наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.  В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

         Вторая часть содержит решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

         Пункты, как правило, имеют единую (сквозную) нумерацию для всего документа.             

         После строчных буквенных обозначений со скобкой а), б), в), - знак препинания не ставится; подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.

          В положениях, уставах, программах и т.п. их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) также следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2., 1.3.).

          После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

          В наиболее крупных нормативных актах пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляются в тексте следующим образом, например:

         «Раздел 1. Общие положения», или «I. Общие положения». Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

          Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы, в середине строки, выделив название шрифтом.

          Разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

          Каждый пункт документа содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

          Если требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а равно когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме - (далее именуется ... или далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

          Наименования упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставе, положении, в решении об их создании, переименовании и т.п.

         Текст может содержать одну заключительную часть (например письма, заявления, - просьбу без пояснения).

         В постановлениях Главы сельского поселения «Куньинская волость», а также документах адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица, единственного числа («постановляю»,  «предлагаю», «прошу»).

         В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа  «постановляет», «решил»).

         В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («постановляем», «решили»).

         Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

         В документах, устанавливающих права и обязанности организации (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы ( акт, справки), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( «отдел осуществляет функции», « комиссия установила»).

        

          В письмах используют следующие формы изложения:

-         от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-         от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-         от третьего лица единственного числа (« Администрация района не возражает»,

« комиссия считает возможным»)

          2.4.9. Дата документа.

          Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата утверждения (регламент, план, инструкция, положение, отчет);

          для протокола – дата заседания (принятия решения);

          для акта - дата события.

                 Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

         Например, дату  8 июня 2013 года, следует оформлять  08.06.2013

         Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 28 марта 2013 года. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

         В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2013.03.28.

         На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением реквизита.

          На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

          Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

          2.4.10. Подпись

          В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ, если документ выполнен на бланке документа, и полное наименование должности, если документ выполнен не на бланке; личная подпись;  расшифровка подписи с указанием двух инициалов и фамилии, например:

 

Глава сельского поселения

«Куньинская волость»                         личная подпись                                                    И.И.Иванов

 

 

          Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал.  Допускается центрировать наименование должности, относительно самой длинной строки.

          Длина самой длинной строки наименования должности не должная превышать 8 см.

          Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

         При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

          Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

       

 

           В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии

 Личная подпись

Н.И. Свистунов

Члены комиссии:

 Личная подпись

К.П. Федорин

 

 Личная подпись

И.Г. Василенко

 

 Личная подпись

Г.И. Фролов

 

          При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор                                Личная подпись                  А.Б. Ткаченко

Главный бухгалтер                                       Личная подпись                  И.П. Васильев

 

          При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

 

Заместитель
Главы Администрации

сельского поселения

 Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель
         Главы Администрации

сельского поселения

Личная подпись Г.Э. Новак

 

         При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

         Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

          В тех случаях, когда документы по содержанию требуют особого удостоверения, дополнительных гарантий в их подлинности, наряду с подписью ответственного должностного лица проставляется оттиск печати. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи.

          2.4.11. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

         В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

          В делопроизводстве Администрации сельского поселения «Куньинская волость» применяются следующие печати:

         гербовая печать;

         печать Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

         печать для документов.

         2.4.11.1. Изготовление печатей и штампов

            2.4.11.1.1. Решение о необходимости изготовления печатей, штампов и их количестве принимает Глава сельского поселения  «Куньинская волость».

         В случае служебной необходимости по решению Главы сельского поселения  «Куньинская волость»   допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

         2.4.11.1.2. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность Глава сельского поселения « Куньинская волость».

         2.4.11.1.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи при необходимости изготавливаются для Главы сельского поселения «Куньинская волость».

         2.4.11.2.  Порядок применения печатей и штампов

         На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителя, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым муниципальным правовым актом или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

         2.4.11.2.1. Гербовая печать с изображением Герба Российской Федерации применяется на документах, подписанных Главой сельского поселения «Куньинская волость», заместителем  Администрации сельского поселения «Куньинская волость», изданных в порядке осуществления органом местного самоуправления отдельных государственных полномочий, возложенных в установленном действующим законодательством порядке. Гербовая печать с изображением Герба Российской Федерации хранится у ведущего специалиста Администрации сельского поселения « Куньинская волость».

         2.4.11.2.2.  Гербовая печать Администрации сельского поселения «Куньинская волость» применяется:

         на документах, изданных в порядке осуществления Главой сельского поселения «Куньинская волость» и Администрацией сельского поселения «Куньинская волость» своих полномочий, установленных действующим законодательством и Уставом муниципального образования «Куньинская волость».

         на служебных удостоверениях, подписываемых Главой сельского поселения «Куньинская волость» и иных служебных удостоверениях;

         на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса органа местного самоуправления муниципального образования;

         на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость», содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для предоставления в судебные и иные органы;

         Гербовая печать Администрации сельского поселения «Куньинская волость» хранится у ведущего специалиста Администрации сельского поселения «Куньинская волость».        

         2.4.11.2.3. Применение негербовых печатей.

          Печатью  Администрации сельского поселения «Куньинская волость» заверяется подпись специалиста кадровой службы  Администрации сельского поселения «Куньинская волость» на  документах по кадровым вопросам и в трудовых книжках.

        2.4.11.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения «Куньинская волость» разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников документов запрещается.

         2.4.11.3.  Особенности учета и хранения печатей и штампов

          2.4.11.3.1. Изготовленные печати и штампы учитываются у ведущего специалиста Администрации сельского поселения  в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 2). Печати и штампы выдаются под расписку.

         2.4.11.3.2. В Администрации сельского поселения печати и штампы хранятся в  сейфе. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией сельского поселения «Куньинская волость» не допускается.

         Ответственность за законность использования и надежность хранения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации  возлагается на руководителя Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         2.4.11.3.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

         2.4.12. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

 

        Например:

    

          Верно

          Инспектор службы кадров Личная подпись А.П.Петров Дата

 

          Отметка о заверении копий правовых актов Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» удостоверяется оттиском печати Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         2.4.12.1. Администрация сельского поселения «Куньинская волостья» выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации сельского поселения «Куньинская волость». Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

         При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом.

         Копии документов рассылаются в соответствии с указанием рассылки (листом рассылки).

         Выдача копий регистрируется в журнале исходящей документации специалистом Администрации сельского поселения  «Куньинская волость». Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами

         При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц  должны заходить на приклеенный лист.

         Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

           2.4.13. Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.  Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.

           Например:

           В.А.Мельников

            4-80-07.

         На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

         2.4.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

         Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем органа местного самоуправления, в котором исполнен документ.

          2.4.15. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

         Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

        2.4.16. Согласование документа.

          Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки проекта документа.

          Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы Администрации

сельского поселения

Личная подпись И.С. Новикова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ______________

(наименование коллегиального органа)

от 26.06.2013 № 12

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись     В.И.Самойлов

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту положения о системе ведения

классификатора управленческой документации

 

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель

Главы Администрации

сельского поселения

Личная подпись           К.А.Коротков

Дата

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель

председателя Росжелдора

 

Личная подпись           И.С. Белова

Дата

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата

         Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

         Для документа, подлинник которого остается в Администрации сельского поселения «Куньинская волость», визы проставляются  в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

         Для документа, подлинник которого отправляют из Администрации сельского поселения «Куньинская волость», визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

          2.4.17. Утверждение документа.

          Утверждение документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан

          Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

          Примерный перечень документов, подлежащих утверждению указан в приложении № 1.

          Документы утверждаются руководителями Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

          При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                   Глава сельского поселения

                                                                                                   «Куньинская волость»

                                                                                                  Личная подпись     И.И.Иванов

                                                                                                   Дата                           

 

         Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

         При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.    

          При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например :

                                                                                        

                                                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                                               постановлением  Администрации  

                                                                                        сельского поселения

                                                                                       «Куньинская волость»

                                                                                        от 05.08.2013 № 256

 

          Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.        

         2.4.18. Адресат

          Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

         При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (наименования организаций, их данные и др. являются условными):

 

                                                                            Администрация Псковской области

                                                                            Комитет информатизации

                                                                            и научно-технического обеспечения

 

         Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                                             Генеральному директору

                                                                             ОАО «Северные регионы»

                                                                             В.А. Лагунину

 

       или

                                                                             АО «Электроцентрмонтаж»

                                                                             Главному бухгалтеру

                                                                             В.М. Кочетову

  

          Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:               

                                                                             Администрациям сельских поселений

                                                                             Куньинского района

 

         Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

 

                                                                                       Главному редактору

                                                                                       Издательского дома

                                                                                             «Медиадом» 

                                                                                            Н.В. Семиной

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документирования и архивного дела

Милютинский пер., д. 7 а
101000, Москва, Центр

или

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274

 

 

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018

 

              2.4.19. Резолюция.

            В резолюции дается указание по исполнению документа.

В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа.

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

 Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, в случае необходимости отметку о контроле.

Например:

Петровой А.Н.
Седову И.П.

Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с ЗАО «Кром» к 15.01.2013

Личная подпись

                              Дата

 

 2.4.20. Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению № 3 или (приложение № 3). При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

 

Например:

Приложение № 1
к постановлению
Администрации
сельского поселения

«Куньинская волость»
от 18.03.2013 № 161

Если документ (письмо) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.

 

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2013 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

         2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

 

2.5.1. Подготовка и оформление проектов актов Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость»

 

          Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

          Распорядительные документы государственных органов управления доводятся до сведения Администрацией сельского поселения «Куньинская волость», подведомственных ей организаций, посредством:

          издания постановления или распоряжения, где излагается содержание документа государственного органа управления применительно к полномочиям и деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

          издания информационного письма, если распорядительный документ государственного органа управления не требует конкретизации;

          копирования документов.

       

          2.5.2. Протокол.

         Протокол документ информационного, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

         Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются Администрацией сельского поселения «Куньинская волость»  не позднее чем за 5 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем (исполнителем) органа местного самоуправления.

         Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем органа местного самоуправления. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

         В Администрации сельского поселения «Куньинская волость» протоколы могут издаваться в полной форме или в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

         Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение – исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

         На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

          2.5.2.1. Текст полного протокола обычно состоит из двух частей: вводной и основной.

         В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

         Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

         Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

         Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей  перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

         Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов.

          Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Содержание раздела излагается в именительном падеже, указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили).

          Слово СЛУШАЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола). После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать на следующей строке в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается"..

          Слово ВЫСТУПИЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие. Инициалы и фамилии выступающего необходимо писать в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается текст (или изложение) выступления в форме прямой речи.

          Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) должно печататься прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу должны излагаться в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими цифрами и каждый пункт должен начинаться с красной строки.

          Протокол может фиксировать решение (постановление) об утверждении того или иного документа (приложения). В этом случае утвержденный документ должен прилагается к протоколу с указанием его номера и даты.

          В случае передачи вопроса  на рассмотрение комиссии в  протокольном решении (постановлении) должны быть указаны ее состав и лицо, ответственное за созыв и окончание работы комиссии в назначенные сроки.

         Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За» - ..., «против» - ..., «воздержалось» - ....

          Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

         2.5.2.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

        Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

 

Присутствовали:

Заместитель Главы Администрации сельского

поселения «Куньинская волость»                                                И.О. Фамилия

                                                                                                            

 

 

         Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

         Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

         В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

         Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

         Затем указывается принятое по вопросу решение.

         2.5.2.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

         Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных, экспертных советов и других органов, протоколы заседаний жилищной комиссии и т.д.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

         Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

         2.5.2.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям, должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и  заверяются печатью Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         2.5.2.5. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке Администрации сельского поселения «Куньинская волость» или стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:

         Наименование органа местного самоуправления - указывается полное официальное наименование органа;

         Вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, жирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру).

         Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

         Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;.

         Дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

         Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

         Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

         Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

         Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с 1 пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

 

         Образец оформления полного протокола приведен в Приложении № 9

         Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении № 10

         

          2.5.3. Служебные письма

          2.5.3.1. Служебное письмо - официальный документ информационно - справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органа местного самоуправления, организаций и граждан

         Служебные письма в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» готовятся как:

         ответы о выполнении поручений Главы сельского поселения «Куньинская волость»;

         исполнение поручений Главы сельского поселения «Куньинская волость» в связи с обращениями граждан;

         сопроводительные письма к проектам правовых актов Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

         ответы на запросы юридических и физических лиц;

          инициативные письма.

          2.5.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

         Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.        

         2.5.3.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

         Например: "Администрация сельского поселения «Куньинская волость» считает…".

         Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу…", "направляю…"

         В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера «Уважаемый…!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,…» -в заключительной части письма над подписью.

         Текст письма как правило состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются предложения, просьбы, решения и т.д.

          2.5.3.4. Перед текстом письма, оформленного на стандартном бланке формата А4 (210х297 мм),  указывается краткое содержание вопроса (заголовок), изложенное одной фразой. Заголовок, как правило, начинается с предлога «О» или «Об». К письмам, оформляемым на бланке формата А5 (148х210 мм), заголовок не составляется.

          На письме указывается точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным учреждениям.

          Письмо может адресоваться организации и конкретному лицу. Если письмо адресуется организации, то их наименование пишется в именительном падеже.

          Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень может указываться звание или степень.

          Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие получатели. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, а на каждом экземпляре письма указывается лишь один адрес, которому направляется конкретный экземпляр.

          Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

          Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, следует указать номер и дату ранее посланного письма.

          Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

          Приложение: на 10 л. в 1 экз.

          Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение лишь одному адресату, об этом делается отметка, например,

          Приложение: на 10 л. и в 1 экз. только в первый адрес.

          Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

          Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 3 л. в 1 экз.

  1. 2.   Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.

          Письма печатаются на бланках установленного образца (бланках писем).

          2.5.3.5. Служебные письма, адресованные вышестоящим организациям, подписываются руководителем.

          Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

          Служебные письма, подлежащие подписанию руководителями двух и более учреждений, печатаются не на бланке, но с указанием соответствующих реквизитов в установленном месте: подписываются с указанием полного наименования должностей подписывающих; подпись каждого ставится под наименованием должности в строку с фамилией. Подписи располагаются на одном уровне.

          Расшифровка подписи должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего письмо.

         Право подписи служебных писем могут устанавливаться в Регламенте Администрации, в положении о структурном подразделении, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

          2.5.3.6.Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

          2.5.3.7. На лицевой стороне последнего листа письма и его копии (в левом нижнем углу) указываются инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя, подготовившего проект письма. Допускается указывать инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя на обратной стороне последнего листа (в левом нижнем углу).

          2.5.3.8. Проект письма, представляемого на подпись руководству, должен быть предварительно завизирован исполнителем и другими  заинтересованными лицами. Все визы ставятся на лицевой стороне последнего листа экземпляра письма, остающегося в деле. В состав визы входят: личная подпись и должность визирующего документ, расшифровка подписи и дата.

          Проект письма представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

          Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить его содержание, наличие указанных приложений и необходимых виз.

          Проект письма с одним адресатом представляется в двух экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй - остается в деле.

          Количество подписанных экземпляров письма должно соответствовать количеству адресатов. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов), подписывается лишь один экземпляр, который затем размножается в количестве, необходимом для рассылки всем заинтересованным учреждениям.

          При систематическом составлении писем по однотипным вопросам допускается использование трафаретных текстов, в которые в каждом конкретном случае вносятся перед подписанием необходимые добавления.

          2.5.4. Телеграмма.

          2.5.4.1. Телеграмма -  обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым  способом передачи текста (передается по телеграфу).

          Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

          В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

          Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

          При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов, она регистрируется специалистом приёмной и отправляется в установленном порядке на телеграф. В такой телеграмме, кроме перечисленных  пунктов и адресов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт назначения и адресные данные, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

          Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты (города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляр телеграммы с приложением всех адресатов, остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует доставить.

          2.5.4.2. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, номером заказа, наряда, детали и т.д., так как в конце текста проставляется исходящий номер (индекс). После исходящего номера (индекса) телеграммы  с новой строки указывается должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

          Текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переносов слов. В телеграммах не нужно употреблять союзов и предлогов в тех случаях, когда смысл предложения ясен и без них. Отрицание «НЕ» в тексте телеграмм опускать нельзя. Знаки препинания в тексте телеграмм ставятся лишь в том случае, если они имеют смысловое значение и печатаются сокращенно строчными буквами, например:

          точка - тчк

          запятая - зпт

          двоеточие - двтч

          тире - тире

          кавычки -  квч.

         2.5.4.3. Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков латинскими буквами: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения.

          Адрес международной телеграммы составляется в следующей последовательности:

          категория телеграммы;

          фамилия адресата  (в именительном падеже);

          адрес получателя или наименование учреждения;

          город и страна.

          Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.

          2.5.5. Телефонограмма

          Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

         Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.

          2.5.6.  План.

          2.5.6.1. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

          Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются:

          - наименование (содержание) работы или мероприятия;

          - исполнитель;

          - срок исполнения;

          - отметка об исполнении;

          Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия могут состоять из двух составных частей, например из наименования темы и наименования ее этапов. Гриф «Исполнитель» может состоять тоже из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей. Срок исполнения может состоять из срока начала и срока окончания выполнения какой-либо работы или запланированного мероприятия.

          2.5.6.2. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение с указанием даты подписания.

Планы, как правило, подлежат утверждению.

          Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.

          Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется соответствующими инструкциями и указаниями вышестоящих органов или руководителей.

          2.5.7. Акт.

          2.5.7.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

          Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

          2.5.7.2 .Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: «Проверка финансово-хозяйственной деятельности объединения».

          2.5.7.3. Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

          В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

          В констатирующей части должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

          При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

          В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если приложений к акту нет.

          Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

          При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

          2.5.7.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий или состояний.

          Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

          Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем данной организации или руководителем вышестоящего органа.

         2.5.8. Докладная, объяснительная и служебная записки

         Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

         Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

         Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

         Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

         В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

         Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

         Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

           2.5.9. Отчет

         Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

         Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

         Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

         Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

         Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

         2.5.10.Материалы к выступлению Главы сельского поселения «Куньинская волость».

         Текст выступления Главы сельского поселения «Куньинская волость» оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с междустрочным интервалом 1,5, на бумаге формата А5.

         Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

        Тезисы выступления Главы сельского поселения «Куньинская волость"  должны содержать:

         вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

         основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

         заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

         Информационные справки для подготовки выступления Главы сельского поселения «Куньинская волость» должны содержать:

         точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

         фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

         сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению; перечень проблемных вопросов, негативные примеры; существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

         предлагаемые варианты решения проблемных вопросов. Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения «Куньинская волость»  должен содержать:

         вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

         основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

         заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

         Текст вступительного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения «Куньинская волость»  должен содержать: важность и актуальность темы; краткую характеристику проблем (достижений); краткий перечень задач, которые будут поставлены; обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

       

 2.5.11 Положения, правила, инструкции

         2.5.11.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

         В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения Администрации сельского поселения «Куньинская волость» утверждаются:

-распоряжением Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

-постановлением Администрации сельского поселения «Куньинская волость»;

            -решением представительного органа местного самоуправления.

Правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

2.5.11.2. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

Образец оформления положения приведен в Приложении № 11

 

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ПЕЧАТАНИИ  И РАЗМНОЖЕНИИ

ДОКУМЕНТОВ.

 

         3.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в управлении делами.

         Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкцией.

         3.1.1. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

         3.1.2. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой либо исполнен в машиночитаемом виде.

         Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

         Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

         Материал отдает в печать Глава сельского поселения «Куньинская волость», напечатанный материал выдается  Главе сельского поселения «Куньинская волость» вместе с рукописью.

         3.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.    

         Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

         Срочные документы печатаются в очередности, определяемой Главой сельского поселения  «Куньинская волость».

         Машинописные работы выполняются:

         срочные – в течение трех часов;

         менее срочные – в течение одних суток;

         несрочные – в течение трех дней.

         Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

         3.1.4. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня.

         3.1.5. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в структурном подразделении исполнителю может быть передана электронная копия документа

         3.2. Копировально-множительные работы

         3.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         3.2.2.Копирование документов производится в порядке их поступления.

         В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы сельского поселения «Куньинская волость», его заместителя, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой Главой сельского поселения  «Куньинская волость».

         Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» ксерокопированию не подлежат.

         Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

         Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается Главой сельского поселения «Куньинская волость».

         3.2.3.Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует Глава сельского поселения «Куньинская волость».

         3.3. Тексты документов, создаваемых в Администрации сельского поселения «Куньинская волость», печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14  Times New Roman через 1 межстрочный интервал. Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт. Для оформления табличных материалов допускается использование размеры шрифта № 10, 11, 12.

          Тексты документов для типографского издания печатаются через два межстрочных интервала.

         Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-3 межстрочными интервалами.

          3.3.1 Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

          левое –    20 мм;

          правое – 10 мм;

          верхнее – 20 мм;

          нижнее -  20 мм.                                                                  

          3.3.2.. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

          3.3.3. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

          3.3.4. Название документа печатается прописными буквами.

          3.3.5. Расшифровка подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности.

          3.3.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

          Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до граница правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

          3.3.7. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

          Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

          3.3.8. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу может проставляться отметка, которая содержит номер файла на машинном носителе и инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

         

 

4. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ОТПРАВКА  ДОКУМЕНТОВ

 

         4.1. Прием, первоначальная обработка поступающей корреспонденции производится специалистом 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         Доставка документов в Администрацию сельского поселения «Куньинская волость» осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Администрацию сельского поселения «Куньинская волость» доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

          При приеме корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи или пересылается по принадлежности.

          Все конверты и бандероли вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично». Конверты с пометкой «Лично» передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

          При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата.

          Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки.

          При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится соответствующий штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ.

          Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов прилагается (приложение № 12). Они передаются по назначению                                                               

       4.2.Регистрация документов

       4.2.1. Регистрация документов – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправки или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях как создаваемые в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» (внутренние и отправляемые), так и поступившие из других организаций и от физических лиц. Регистрация служебных документов осуществляется специалистом 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

          Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица.         

          4.2.2. Документ регистрируется в день его поступления путем заненсения в Журнал установленного образца.

          На документе, подлежащем регистрации, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, который содержит  регистрационный номер и дату поступления.

          4.2.3. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера (например; № 456).

          Инициативный и ответный документ имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

          При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

         При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

          4.2.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству.

         4.2.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бумажном носителе, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

         4.2.6. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении № 12.

           4.3. Порядок прохождения и отправки документов

          4.3.1. Оформленные документы передаются на визирование Главе сельского поселения «Куньинская волость». Глава сельского поселения «Куньинская волость» рассматривает документы, как правило, в день их поступления на визирование. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

          Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций устанавливаются Главой сельского поселения «Куньинская волость» с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Администрацию сельского поселения «Куньинская волость».

         4.3.2. Документ, рассмотренный Главой сельского поселения «Куньинская волость»  в тот же день передается исполнителям. Если документ подлежит возврату, то на первой странице его в правом верхнем углу делается отметка «Письмо с копией ответа подлежит возврату или ставится штамп «Подлежит возврату».

          4.3.3. Передача документов производится через специалиста 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость», о чем делается отметка в Журнале установленного образца.

         4.3.5. Исполненные документы   хранятся в  Администрации сельского поселения «Куньинская волость»  с отметкой ответственного за исполнение документа.

          4.3.6. Исходящие документы передаются специалисту 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость» в день их подписания (утверждения).

          4.3.7. Документы, направляемые в правительственные органы доставляются на отправку не позднее 16 часов.

          4.3.8. Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам специалисту 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

          Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом.

                

 

 

 

 

 

5. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ
КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

 

         5.1. Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, как внутри Администрации сельского поселения «Куньинская волость», так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

         Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

         5.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

         5.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает Глава сельского поселения «Куньинская волость».

         5.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

         5.5. Передача и прием документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты.

         Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты,  осуществляется Главой сельского поселения «Куньинская волость».

         5.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

         объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

         исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии  перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

         входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

 

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

          6.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» определяются Регламентом Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         6.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

          При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

         6.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

         документов, поступивших из органов государственной власти, организаций, и обращений граждан – с даты их поступления;

         внутренних – с даты подписания (утверждения) документа.

         Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

         Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

         Дата исполнения указывается в резолюции руководителя.

         6.4. Во всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно вносит изменения в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

         Приостанавливать исполнение документов, отменять их имеет право только орган – автор документа.

         6.5.       Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа.

         6.6. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с Главой сельского поселения «Куньинская волость».

         6.7. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль.

         Снятие документа с контроля и направление его в дело оформляется отметкой об исполнении документа, в которую входят:

         краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер),     

         свидетельствующий об исполнении;

         отметка «В дело»;

         номер дела, в котором будет храниться документ;

         дата;

         подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

         6.8. В регистрационной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

 

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

          7.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации сельского поселения «Куньинская волость», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

         Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

         7.2. Номенклатура дел (Приложение № 13) составляется его руководителем или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с начальниками архивного отдела, подписывается Главой сельского поселения «Куньинская волость».

          7.3. Сводная номенклатура дел Администрации сельского поселения «Куньинская волость» (Приложение № 14) составляется ведущим специалистом Администрации сельского поселения «Куньинская волость» при участии начальника архивного отдела Администрации района.

         При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться требованиями настоящей Инструкции, штатными расписанием, планами и отчетами о работе,  перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел  за предшествующие годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость», их виды, состав и содержание.

          7.4. Сводная номенклатура дел Администрации сельского поселения «Куньинская волость» подписывается и утверждается Главой сельского поселения «Куньинская волость», согласовывается с экспертной проверочной комиссией Государственного  Управления юстиции Псковской области.

         Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной комиссией Государственного Управления юстиции Псковской области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» не было структурных изменений.

          7.5. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации сельского поселения «Куньинская волость»  являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации района.

          7.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации района структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

         7.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делами. Второй  используется в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе Администрации района.

         Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года

          В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации района. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

          7.8. Графы номенклатуры дел Администрации сельского поселения «Куньинская волость» заполняются следующим образом.

          В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

         В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

          В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

          Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

          В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по выполнению постановлений, указов и распоряжений, переписку и т.д.

          Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

          Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов управления и учреждений.

               Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

          Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

          название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

          название Администрации  сельского поселения «Куньинская волость» (автор документа);

          название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

          краткое содержание документов дела;

          название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

          дата (период), к которым относятся документы дела;

         В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

         Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам  реформирования органа местного самоуправления (планы, списки, доклады, информации).

         При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

         В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась.

         В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

         «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда РФ научно-технической документацией».

         В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

         «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий»

         В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

         «Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы».

         При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указывают их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

         Переписка с главой района по вопросам благоустройства.

 

         Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

         Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы по вопросам подготовки кадров.

 

         В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

         Годовые планы финансовых мероприятий.

         Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

 

         Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняется содержание заголовка дела.

         Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

 

          Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

          В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертной проверочной комиссией Государственного архивного управления Псковской области срок хранения.

          В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

          7.9. Если в течение года в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно включаются в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

          7.10. По окончании делопроизводственного года  в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

                                                                  

8. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

 

          8.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

         Контроль за правильностью формирования дел осуществляет специалист 2 категории Администрации сельского поселения «Куньинская волость», ответственный за делопроизводство.

          8.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

          8.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

          Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

          Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

          Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

          Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

          Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов

          Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

          Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

          Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

          Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в  предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

         8.4. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

         Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

        Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работником Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

        8.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 17);  подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

         8.6. Обложка  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя; наименование органа местного самоуправления; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество страниц в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

         Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления указывается полностью, в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;  номер дела- проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК государственного архива; дата дела- указывается дата(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты документов дела, т.е. даты (число, месяц. год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помешено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название документа пишется полностью словами.

         В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

         Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

         Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

         Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

         Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

         После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество томов в указанном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.)

         Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

         Реквизит «Срок  хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов и в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения.

         На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

         Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

         На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

         По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

         8.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, составляется внутренняя опись документов дела.

         Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

         Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

         Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

         8.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

         Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателе и не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительную надпись не составлять.

 

9. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

          9.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

         В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

         9.2. Экспертиза ценности документов в Администрации сельского полселения «Куньинская волость» проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив на хранение.

          9.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации сельского поселения «Куньинская волость» создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

          Экспертная комиссия назначается распоряжением Администрации сельского поселения «Куньинская волость» из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.

         Председателем комиссии назначается Глава сельского поселения «Куньинская волость» . Обязательно наличие в составе комиссии начальника архивного  отдела Администрации района.

          Функции и права экспертной комиссии Администрации сельского поселения «Куньинская волость», а также организации ее работы определяются положением, которое утверждается распоряжением Администрации сельского поселения «Куньинская волость».

         9.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

         При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

         9.5. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

         При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

         9.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 18). По этим описям документы сдаются в архив Администрации района.

         9.7. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

         При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

         заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

         каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

         в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

         порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с начальником архивного отдела Администрации Куньинского района;

        графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

         при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

         9.8. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения составляются по установленной форме  в  четырех  экземплярах,  описи  дел  по  личному  составу   составляются   в двух экземплярах и представляются на утверждение экспертной проверочной комиссии Государственного архивного управления Псковской области (приложения № № 19,20, 21).

         9.9.Описи дел, подготовленные органом местного самоуправления, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации района.

         Опись дел органа местного самоуправления  подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем органа местного самоуправления.

         Опись дел органа местного самоуправления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в органе местного самоуправления.

         9.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются главой сельского поселения «Куньинская волость» только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архивного управления Псковской области описей дел постоянного хранения; после этого Администрация сельского поселения «Куньинская волость» имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

 

10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

          10.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

          Руководитель органа местного самоуправления и сотрудник, отвечающий за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

         Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается как правило на внутренней стороне шкафа.

         На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

         Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в архив.

          10.2. Документы, хранящиеся в ведомственном архиве, выдаются во временное пользование работникам органа местного самоуправления  под расписку в журнале. В нем указывается орган местного самоуправления, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

         Дела выдаются на срок не более 3-х дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

          Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по решению Главы сельского поселения «Куньинская волость».

          Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость», как правило, из архива не выдаются.

          Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве производится с разрешения руководителя того подразделения, в котором отложились документы.

          Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельского поселения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах  выдачи подлинника.

          Изъятие постановлений и распоряжений Главы сельского поселения «Куньинская волость» и Администрации сельского поселения «Куньинская волость» из дел не допускается.

          Перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов приведен в приложении № 22.

 

11. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

 

          11.1. Документы, образовавшиеся и образующие в деятельности Администрации сельского поселения «Куньинская волость» после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на постоянное хранение в архив.

          До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в ведомственном  архиве Администрации Куньинского района. Документы по личному составу хранятся в ведомственном архиве  Администрации Куньинского района 75 лет.

          11.2. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу консультанта управления делами и лиц, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов дел.

         11.3. В архив Администрации Куньинского района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

         11.4. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив после истечения 5-летнего срока их хранения и использования в органе местного самоуправления.

          11.5. Дела временного (до 5 лет) хранения передаче в архив, не подлежат, они хранятся в органе местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

         11.6. Передача дел в архив осуществляется как правило по графику, составленному начальником архивного отдела Администрации Куньинского района, согласованному с руководителями органа местного самоуправления.

         11.7. В период подготовки дел органа местного самоуправления к передаче в архив сотрудником архивного отдела Администрации района предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации сельского поселения «Куньинская волость». Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа местного самоуправления обязаны устранить.

         11.8. Прием каждого дела производится начальником архивного отдела в присутствии руководителя органа местного самоуправления . При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел,  дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архивного отдела и лица, передавшего дела.

          Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

          Если отдельные дела необходимо оставить в органе местного самоуправления для текущей работы, архив Администрации оформляет выдачу дел во временное пользование.

         11.9. В случае ликвидации или реорганизации Администрации сельского поселения «Куньинская волость» лицо ответственное за ведение делопроизводства в органе местного самоуправления, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                               

 

 

 

 

 

 

 Приложение № 1

 

 

                                       ПРИМЕРНЫЙ  ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

 

          АКТЫ (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

 

          ДОГОВОРЫ (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, материальной ответственности и т.д.).

 

          ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, на капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т.д.).

 

          ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

 

          НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.)

 

          ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках).

 

          ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документальных материалов, и т.д.)

 

          ПЛАНЫ (основных мероприятий организации, производственные и т.д.)

 

          ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

 

         ПРОГРАММЫ (проведения работ, социально-экономического развития и т.д.)

 

         РАСЦЕНКИ (на производство работ)

 

        СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений).

 

        СТАНДАРТЫ ( государственные. национальные, организации, отраслевые)

 

        СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

 

        ТАРИФНЫЕ СТАВКИ

 

        УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

 

        ФОРМЫ унифицированных документов

 

        ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                           

 Приложение № 2

 

 

ФОРМА  ЖУРНАЛА  УЧЕТА  ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

 

 

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

 

 

№ п/п

Оттиски печатей и штампов

Кому выдано

Дата возврата и расписка в приемке

Дата и номер акта об уничтожении печати

наименование подразделения, где хранятся печати и штампы

фамилия, инициалы ответственного лица

дата и расписка в получении

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                        Приложение № 3

 

 

 

ОБРАЗЕЦ  БЛАНКА АКТА  ГЛАВЫ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

«КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

ГЛАВА СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

______________________                                                                  №__________________

рп.Кунья

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

 

 

ОБРАЗЕЦ  ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА  ПИСЬМА ГЛАВЫ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

ГЛАВА СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 
   

 

Дзержинского ул., д. 22, рп. Кунья, Псковская обл.,182010

Тел./факс (81149) 2-19-82.  E-mail: kun.volost@yandex.ru

 ОКПО  24134998, ОГРН  1156027008081, ИНН/КПП  6007003682 / 600701001

ОКАТО 58216551000

 

 

       ________________________№_____________

 

      На №____________________ от _____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 5

 

 

ОБРАЗЕЦ  БЛАНКА АКТА  АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

______________________                                                                  №__________________

рп.Кунья

 

 

 

 

         

Приложение № 6

 

 

ОБРАЗЕЦ  ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА  ПИСЬМА АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 
   

 

Дзержинского ул., д. 22, рп. Кунья, Псковская обл.,182010

Тел./факс (81149) 2-19-82.  E-mail: kun.volost@yandex.ru

 ОКПО  24134998, ОГРН  1156027008081, ИНН/КПП  6007003682 / 600701001

ОКАТО 58216551000

 

 

       ________________________№_____________

 

      На №___________________от_____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 7

 

ОБРАЗЕЦ  УГЛОВОГО БЛАНКА  ПИСЬМА

АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

 

                          

         АДМИНИСТРАЦИЯ КУНЬИНСКОГО РАЙОНА

                             Дзержинского ул., д. 22,

               рп. Кунья, Псковская обл.,182010

               Тел./факс (81149) 2-19-82.

                       E-mail: kun.volost@yandex.ru

          ОКПО  24134998, ОГРН  1156027008081,

               ИНН/КПП  6007003682 / 600701001

 

 

       ________________________    №_____________

 

      На №____________________   от _____________

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 8

 

 

ОБРАЗЕЦ  ОБЩЕГО БЛАНКА  АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

       ________________________                                                                   №_____________

рп.Кунья

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 9

 

 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

 

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

П Р О Т О К О Л

 

заседания  Администрации сельского поселения «Куньинская волость»

 

------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

рп.Кунья

________________________                                                           N ______________________

 

 

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:___ человек (список прилагается)

---------------------

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. О мерах по реализации приоритетного национального проекта.…….

Доклад заместителя Главы Администрации сельского поселения «Куньинская волость».……………

2. О........................................……………………………………………

 

1. СЛУШАЛИ:

  И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

  ВЫСТУПИЛИ:

  И.О. Фамилия - краткая запись выступления

  И.О. Фамилия - краткая запись выступления

  ПОСТАНОВИЛИ:

  1.1.

  1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

   ВЫСТУПИЛИ:

   ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председательствующий                         Подпись                           И.О. Фамилия

Секретарь                                                Подпись                            И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 10

 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

 

 

ПРОТОКОЛ

 

совещания у Главы сельского поселения «Куньинская волость»

И.О. ФАМИЛИЯ

 

----------------------------------------------------------------------------------------------------

 

рп.Кунья

 

         ________________________                                         N ____________________

 

Присутствовали:

---------------------

Наименование должности                               -                                           И.О. Фамилия

 

Наименование должности                                -                                          И.О. Фамилия

 

Наименование должности                                -                                          И.О. Фамилия

 

Наименование должности                                -                                          И.О. Фамилия

 

(Инициалы и  фамилии в алфавитном порядке)

 

I. О выполнении мероприятий по подготовке к отопительному

сезону

________________________________________________________

(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

 

1. Принять к сведению.……………………..

2. Директору МУП «Коммунсервис»……………….....

 

II. О введении мер по………..

_______________________________________________________

(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

 

2. Принять к сведению……………………...

 

Глава сельского поселения

«Куньинская волость»                                                                               И.О. Фамилия                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 11

 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ

 

 

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                           распоряжением Администрации

сельского поселения «Куньинская волость2

                                           от ..... N ...........-р

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о (_______________________________________)

 

1. Общие положения

__________________________________________________________________

 

2. Задачи

__________________________________________________________________

 

3. Структура

__________________________________________________________________

 

4. Функции

__________________________________________________________________

 

5 Права

__________________________________________________________________

 

6. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением

__________________________________________________________________

 

7. Ответственность

__________________________________________________________________

 

 

Руководитель

структурного  подразделения                     подпись                        Расшифровка

                                                                                                                 подписи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 12

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧНЬ
документов, не подлежащих регистрации

 

1. Документы комиссий Администрации сельского поселения «Куньинская волость» (справки, извещения, акты и др.).

2. Информационные материалы, присланные для сведения.

3. Статистические сведения.

4. Бухгалтерские документы.

5. Нормы расхода материалов.

6. Прейскуранты, копии.

7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

8. Повестки дня совещаний. Извещения.

9. Графики, наряды, разнарядки.

10. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени).

11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Рекламная продукция.

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 13

 

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  АДМИНИСТРАЦИИ  СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

 

Администрация сельского поселения «Куньинская волость»

 

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

____________________  N _________

_________________________

   (место составления)

На __________________ год

 

Индекс
дела

Заголовок дела

(тома, частей)

   Кол-во дел

(томов, частей)
  

Срок хранения дела (тома,части)  и N
статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя

органа местного самоуправления                                   Подпись      Расшифровка  подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК структурного подразделения (*)

от___________________№______________

 

Отвентственный за

Администрации сельского поселения

«Куньинская волость»                                              Подпись       Расшифровка подписи

Дата

 

Начальник архивного отдела

Администрации Куньинского района                    Подпись      Расшифровка подписи

Дата

 

______________________________________________

 

(*) - При наличии ЭК структурного подразделения

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Продолжение

                                                   приложения № 13

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____  году

в структурном подразделении

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного             

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет   
включительно)           

 

 

 

ИТОГО:                  

 

 

 

 

 

Наименование должности ответственного

за делопроизводство  Администрации

сельского поселения «Куньинская волость»            Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в управление делами

 

Наименование должности лица, передавшего

сведения                                                                     Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 14

 

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «КУНЬИНСКАЯ ВОЛОСТЬ»

 

 

 

Администрация сельского поселения

«Куньинская волость»

 

 

                                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                             Глава сельского поселения

                                                                                                       «Куньинская волость»

                                                   

____________  №  _________                                                      Подпись        Расшифровка

________________________                                                                                   подписи

       (место составления)

                                                                                                         Дата

На ________________ год                                  

 

 

Индекс
дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)
 

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

Ответственный за делопроизводство                              Подпись      Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

Виза начальника архивного отдела

Администрации района

 

СОГЛАСОВАНО                                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК                                                        Протокол ЭПМК Государственного              

                                                                              архивного управления Псковской области

от _________ N _______                                       от _______________ N ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Продолжение

                                                   приложения № 14

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____  году

в Администрации Куньинского района

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного             

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет   
включительно)           

 

 

 

ИТОГО:                  

 

 

 

 

 

Ответственный за делопроизводство                                     Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

Итоговые сведения переданы в архив

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                                Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 15

 

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

 (свыше 10 лет) ХРАНЕНИЯ

 

                                   код государственного архива _______

 

                                                                                                  код органа

                                   местного самоуправления    _________

 

                                   ???????????????????????????????

                                   ?Ф.  N ________________       ?

__________________________________ ?                             ?

                                   ?Оп. N ________________       ?

__________________________________ ?                             ?

                                   ?Д.  N ________________       ?

__________________________________ ?                             ?

                                   ???????????????????????????????

 

 

______________________________________________________________________________

(НАИМЕНОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА)

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ)

                        

 

ДЕЛО N _____    ТОМ N _____

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

__________________________________________________________________

(КРАЙНИЕ ДАТЫ)

 

                                          На ____ листах

                                                   Хранить _______

 

???????????????????????????

?Ф. N ________________    ?

?Оп. N ________________   ?

?Д. N ________________    ?

???????????????????????????

 

 

 

 

 

Приложение № 16

 

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

 

Лист-заверитель дела N ____

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),

                                                                        (цифрами и прописью)

в том числе:

 литерные номера листов________________________________________________

 пропущенные номера листов____________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________

 

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И      
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

Номера листов

1

2

 

 

 

Должность                                          Подпись                                        Расшифровка  подписи

 

Дата

 

 

Приложение № 17

 

 

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

 

N п/п

Индекс 
документа

Дата  
документа

Заголовок   
документа

Номера 
листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого _________________________________________________ документов

                                            (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                                                         (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                        Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Приложение № 18

 

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

 

 

 

 

Администрация сельского поселения

«Куньинская вололсть»

                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

 

           АКТ                                                                      Глава сельского поселения

                                                                                         «Куньинская волость»                                                                                                                         

 

______________ N ___________           Подпись              Расшифровка

                                                               подписи

____________________________              Дата

    (место составления)

 

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

На основании ____________________________________________________________

                                        (название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________________

                                                    с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению   как   не  имеющие   научно-исторической ценности   и   утратившие    практическое    значение    документы

фонда N ________________________________________________________________

                                                     (название фонда)

 

N пп

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел

Дата дела или крайние
даты дел

Номера  
описей (номенкла-тур за годы)  

Индекс дела по 
номенклатуре
или N дела
по описи

Количество 
дел

Сроки  
хранения дела 
и 
номера  
статей по
перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого __________________________ дел     за _____________________ годы

                 (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

                                                                          (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N ____________________)

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                Подпись      Расшифровка  подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ________ N ______________

 

                                                       Продолжение

                                                   приложения № 18

 

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                                                          (цифрами и прописью)

весом ________________ кг сданы в ______________________________________

                                                                     (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________N ________

 

 

Наименование должности работника

Администрации сельского поселения

«Куньинская волость»,

сдавшего документы                                                         Подпись      Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Наименование должности работника

архивного отдела (управления делами), внесшего

изменения в учетные документы                                        Подпись    Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 19

 

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

 

 

___________________________________________________________

 (наименование органа местного самоуправления)

 

 

                                                             УТВЕРЖДАЮ

 

                               Наименование должности руководителя

                               Органа местного самоуправления

 

                               Подпись       Расшифровка подписи

                               Дата

 

ОПИСЬ N_________

_________________________________________________________________________

 

N
пп

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество
листов

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6 <*>

7

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данную опись внесено ___________________________ дел     с N _____________

                                                  (цифрами и прописью)

по N ___________________, в том числе:

 

литерные номера:________________________________________________________

 

пропущенные номера:____________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                                                   Подпись      Расшифровка  подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                                       СОГЛАСОВАНО <**>

 

Ответственный за делопроизводство                     Протокол ЭК органа местного

                                                                                    самоуправления

 

Подпись      Расшифровка подписи                           от ________ N __________

 

Дата

 

                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       Продолжение

                                                   приложения № 19

 

 

Передал ______________________________________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

и _____________________регистрационно-контрольных карточек к документам <***>

    (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности сотрудника

Органа местного самоуправления                          Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

Принял _________________________________ дел и __________________________

                          (цифрами и прописью)                                   (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

 

 

Начальник архивного отдела

Администрации района                                Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

<***> Передаются вместе с делами канцелярии .

 

 

 

 

 

 

__________________________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 20

 

 

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

 

 

Администрация сельского поселения

«Куньинская волость»

                                                                   УТВЕРЖДАЮ

ФОНД № _____

ОПИСЬ №_______________                                          Глава сельского поселения

                                                      «Куньинская волость»

дел постоянного хранения                                                                             

за________________год                   Подпись            инициалы, фамилия

                                                   

                                         Дата

   

 

№ п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

 

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено__________________________________ дел ________
                                                                       (цифрами и прописью)       
с №__________ по № __________________________________________________

литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.

 

 

 

Наименование должности

составителя описи                                      подпись                        инициалы, фамилия

 

Начальник архивного отдела

Администрации района                             подпись                         инициалы, фамилия

 

Дата

 

 

УТВЕРЖДЕНО                                                                   СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПМК Главного Государственного                         Протокол ЭК Администрации

Управления юстиции Псковской                                               сельского поселения

области                                                                                           «Куньинская волость»

от_______________№________                                                    от_______№______

 

 

 

Приложение № 21

 

 

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

 

Администрация сельского поселения

«Куньинская волость»

                                                                    УТВЕРЖДАЮ

 

ОПИСЬ №_______________                                          Глава сельского поселения

                                                                                          «Куньинская волость»

дел по личному составу                                                                              

за________________год                   Подпись            инициалы, фамилия

                                                   

                                         Дата

 

 

№ п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Дата дела

Срок хранения дела

Количество листов в деле

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено__________________________________ дел ________
                                                                       (цифрами и прописью)       
с №__________ по № __________________________________________________

литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.

 

 

 

Наименование должности

составителя описи                                      подпись                        инициалы, фамилия

 

Начальник архивного отдела

Администрации района                             подпись                         инициалы, фамилия

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                                   СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПМК Главного Государственного                           Протокол ЭК Администрации

Управления юстиции Псковской                                                 сельского поселения

области                                                                                            «Куньинская волость»

от___________ ____№________                                                     от_____№______

 

 

 

Приложение № 22

 

ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов
для определения сроков хранения документов

 

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989, часть 2.

2. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

3. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. М., 1998.

4. Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980.

5. Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. М., 2010.